Het verhaal van Hilbert

Van data naar informatie naar efficiëntieverbetering

Een Hoofd Bedrijfsbureau die door zijn heldere blik op zowel het vak als de organisatie grote efficiëntieverbeteringen heeft bereikt. “Al meerdere jaren was ik werkzaam als trainee/consultant/adviseur bij HTM als mijn leidinggevende mij vraagt: Hilbert, zou jij het bedrijfsbureau van HTM willen gaan leiden?” zo vertelt hij ons, als wij vragen naar zijn eerste leidinggevende functie. Voor Hilbert was dit een uitdaging die hij graag wilde aangaan, want hij wist dat de komende jaren voor hem net zo leerzaam zouden zijn als voor de afdeling bedrijfsbureau.

Hilbert, zou jij het bedrijfsbureau willen leiden?

“Al meerdere jaren was ik werkzaam als trainee/consultant/adviseur bij HTM als mijn leidinggevende mij vraagt: Hilbert, zou jij het bedrijfsbureau van HTM willen gaan leiden?” zo vertelt hij ons, als wij vragen naar zijn eerste leidinggevende functie.

Voor Hilbert was dit een uitdaging die hij graag wilde aangaan, want hij wist dat de komende jaren voor hem net zo leerzaam zouden zijn als voor de afdeling bedrijfsbureau.

Het bedrijfsbureau bestond destijds uit 15 medewerkers die waren onderverdeeld in een aantal groepen. Een deel van de medewerkers was planner en een ander deel deed de administratie. Ook maakten een aantal werkvoorbereiders deel uit van het team; zij werkten aan het onderhoud van de trams.

Hilbert kwam als nieuweling op de afdeling in aanraking met allerlei uitdagingen, zeker als leidinggevende. Zo vertelt hij, dat op het bedrijfsbureau een aantal medewerkers bijna met pensioen gingen, terwijl anderen aan het rondkijken waren. Hij ontwikkelde ook als snel een eigen beeld over het functioneren van de afdeling. Kortom: genoeg uitdaging.

De insteek van Hilbert was dat efficiëntie prioriteit moest zijn van de afdeling bedrijfsbureau. Efficiëntie had voor hem te maken met een aantal aspecten. Eén daarvan was het beter gebruiken van de huidige systemen. Daarvoor heb je uiteraard ook een team nodig dat dit inziet en het gaat oppakken. Dit vroeg tevens om een andere kijk op de diverse profielen die hiermee aan de slag moesten.

Volgens Hilbert was er veel data aanwezig met betrekking tot planning van onderhoud aan de trams. Echter, deze data waren helaas niet overzichtelijk. Het was dus van belang deze data om te zetten naar bruikbare informatie. Deze informatie diende vervolgens als input voor het ontwikkelen van een nieuwe en meer efficiënte werkwijze. Met enthousiasme vertelt hij: “Hierdoor kunnen nu de planningen en werkzaamheden beter ingezet worden op de werkplaats met als resultaat dat de beschikbaarheid van de trams van HTM aanzienlijk werd verhoogd.” Kortom, een heel mooie uitkomst!

Hilbert had op dat moment een aantal stagiairs met een wiskundige achtergrond die later in dienst kwamen. Deze analisten werkten nauw samen met zijn huidige medewerkers en begonnen de onderhoudsdata goed in kaart brengen. Ook het samenwerken met de onderhoudsclub logistiek werd onder de loep genomen.

Door veel voorkomende werkzaamheden te standaardiseren kwam er ruimte om de niet-reguliere werkzaamheden beter in te plannen. Ook het asset managementsysteem Maximo werd steeds meer en beter benut waardoor er een strakker en beter beeld kwam van de planningen.

Nu klinkt het hebben van een idee en het uitwerken daarvan altijd nogal eenvoudig, maar op het bedrijfsbureau had Hilbert te maken met de belangen van medewerkers, alsmede met de afdelingen en bedrijven die hun eigen inbreng hebben. Met name door de visie van Hilbert met back-up van zijn leidinggevende heeft hij het voor elkaar gekregen dat ze uiteindelijk meer konden doen met minder mensen.

Echter, Hilbert voeg toe: “Het pad dat wij hebben ingeslagen is zeker nog niet ten einde. Er zijn altijd slagen die worden gemaakt, maar we zijn klaar om de toekomst aan te gaan en HTM beter te kunnen bedienen.”

Mensen zoals Hilbert Veldhoen die een visie hebben en durven ‘out of de box’ te kijken, maar wél mensen, systemen en de organisatie mee kunnen nemen, zijn zeer waardevol. Het laat zien dat veranderingen een positieve wending kunnen geven aan een organisatie. Als je openstaat voor vernieuwing en de stappen kan zetten, dan heb je naar mijn idee veel in je mars wat riekt naar meer.